Bonduelle a récemment confié l’organisation de sa convention internationale à l’agence Volcanic. Cet événement réunissant 1300 cadres du monde entier et devant se dérouler dans le département du Nord, c’est donc logiquement que Lille Grand Palais à répondu à ce challenge. Entretien avec Eric VINCENT, Directeur Agence VOLCANIC.

Les Managers Days de Bonduelle : La naissance d’un événement hors du commun

Située à Paris, l’agence Volcanic existe depuis 30 ans : « Nous sommes spécialisés dans la communication interne et nous organisons une trentaine d’événements par an, des conventions à destination de publics français ou internationaux » indique Eric Vincent, Directeur de l’agence Volcanic. « Nous travaillons avec Bonduelle depuis 4 ans. Pour cette opération, nous avons remporté un appel d’offre pour une convention de top managers de 350 personnes qui s’est transformée en un événement de 1300 personnes : les Managers Days. Par sa dimension, c’était une première pour Bonduelle. Nous avons réuni leurs managers venant du monde entier pendant 3 jours en avril dernier à Lille » précise Eric VINCENT.

L’enjeu : 6 événements en un seul

Christophe Bonduelle souhaitait que l’événement se déroule dans le nord de la France, berceau de l’entreprise. Le programme de la manifestation prévoyait une exposition, un grand spectacle artistique de 45mn, un team building de 350 personnes, un dîner de 1400 personnes et deux conférences plénières (1400 et 350 personnes) : 6 événements en un seul !

« Nous avions plusieurs contraintes, loger nos 1300 participants dans des hôtels en centre-ville, il fallait donc qu’ils soient le plus concentrés possibles, à proximité des gares. Il a été décidé que l’exposition et le spectacle se déroulent au Stade de Liévin et le team building sous un chapiteau. Comme nous souhaitions organiser le dîner de 1400 personnes et les deux conférences plénières dans un même lieu central, c’est Lille Grand Palais qui a été choisi » ajoute Eric Vincent.

Pourquoi Lille Grand Palais

« Lille Grand Palais correspondait le mieux au programme que nous avions déroulé et répondait à nos contraintes. C’était quasiment la seule structure capable d’accueillir 1400 personnes à Lille pour le dîner et les deux plénières du lendemain » indique Eric VINCENT.« L’ensemble bénéficie d’une situation géographique idéale, près des hôtels, à 5 mn à pied de la gare TGV, et accessible pour tous les intervenants. De plus ses espaces d’accueils pour le dîner et notamment un grand amphithéâtre de 1400 personnes étaient dimensionnés pour notre volume de participants ».

Une année de préparation

Lille Grand Palais, le stade de Liévin et les chambres d’hôtels, ont été réservés un an à l’avance. « Ensuite, après plusieurs repérages, l’organisation a nécessité 8 mois de préparation. Une plénière par exemple nécessite 3 jours de préparation entre le montage, l’installation, les répétitions. Nous nous sommes aussi occupés de l’accueil des participants et de la réservation de leurs chambres d’hôtels. Ils ont réservé leurs avions, et nous les avons pris en charge à leurs arrivées à Paris, Lille, Bruxelles, et Amsterdam. Nous avons organisé les transitions en bus jusqu’aux 26 hôtels que nous avions réservé pour eux » ajoute Eric VINCENT.

Des interlocuteurs techniques réactifs

Lille Grand Palais a fourni des prestations d’accueil, d’hôtesses, de traduction, de pendrillonnage, et les pauses. « D’un point de vue logistique, Lille Grand Palais a été performant, nos équipes étaient déjà allées à Lille Grand Palais plusieurs fois et nos interlocuteurs techniques chez eux étaient à la hauteur. Nous avons été directement mis en relation avec les bonnes personnes. Pour nous, cette partie technique est essentielle et chez eux, nos interlocuteurs connaissaient très bien leur lieu, étaient très réactifs. C’est agréable de travailler avec des professionnels qui connaissent notre métier » déclare Eric VINCENT.

« Le vrai plus de Lille grand Palais, c’est qu’à partir du moment où nous, agence, nous entrons en production : nous avons en face de nous des techniciens à qui on peut faire confiance, s’ils vous disent oui, ils vous disent oui, s’ils vous disent non, ce n’est pas possible mais par contre ils trouvent des solutions. Mon régisseur général connaissait très bien le régisseur général de Lille Grand Palais, donc ça facilite aussi les choses. Ce sont de grands professionnels. Ils connaissent très bien l’endroit, ils proposent des solutions. Ce sont de bons partenaires »

Lille Grand Palais, un très bel endroit

Pour Eric VINCENT, le bilan est positif : « Bonduelle était ravi, pour eux ce projet était très important, et pour nous aussi. Il y avait 6 évènements dans un seul, ce n’est pas commun non plus. Les Managers Days se sont très bien passés. Sur un projet de cette importance il ne faut pas prendre de risques. A Lille, il y a un très bel endroit, et c’est Lille Grand Palais ! c’est facile d’accès, il y a les parkings, il y a le train, des amphithéâtres. Tout est réuni pour que l’événement soit un succès. C’est un bel outil incontournable ».