CHEF.FE DE PROJETS H/F

Assurer la relation commerciale et administrative avec le client :

– Organiser avec le client le déroulement de la manifestation, deviser les prestations ad hoc et mettre en place les moyens humains et matériels nécessaires

– Faire preuve de créativité et d’innovation dans les propositions faites aux clients en lien avec la stratégie RSE de l’entreprise

– Etablir les devis et préparer les contrats via l’ERP de l’entreprise

– Définir les commandes de biens et services nécessaires à la manifestation

– Assurer la facturation des différents biens et prestations vendus aux clients organisateurs et transmettre les éléments nécessaires à la validation des factures de biens et services relatives aux manifestations

– Veiller au respect scrupuleux par le client des échéanciers de paiement et assurer les relances nécessaires

– Piloter l’activité des services transverses (Cellule Gestion Exposants, Audiovisuel, Restauration) en fixant des objectifs tant qualitatifs que quantitatifs et en assurant leur suivi jusqu’à leur réalisation.

– Gérer le retour d’expérience en interne et la mesure de la satisfaction client via l’organisation de debriefing et l’établissement du bilan & capitalisation.

Assurer la réussite de chaque événement :

– Veiller à la bonne information de l’ensemble des services et des prestataires

– S’assurer de l’établissement, de la transmission et de la compréhension des documents internes nécessaires à la réalisation de l’opération (filage, programme de nettoyage)

– Être en liaison fonctionnelle avec les services internes de l’entreprise (audiovisuel, technique, restauration et régie générale) dans un rapport professionnel de client à fournisseur

– S’assurer de la bonne mise en place des prestations commandées par le client

– Être garant de la bonne application des conditions générales de vente, du cahier des charges de sécurité et du règlement général des expositions et des congrès par le client

– Veiller au respect par le client du cadre horaire défini contractuellement, et à la facturation, le cas échéant, des dépassements constatés par le Régisseur

– Informer régulièrement le Directeur des Projets de l’évolution générale des dossiers (actualisation du forecast de chaque manifestation entre autres)

– Informer le Directeur des Projets et le cas échéant, le Directeur Commercial, de toute difficulté rencontrée sur ses dossiers.

– Animer les réunions Projets (Kick-off, coordination, briefing, débriefing)