Organiser une exposition : les étapes clés

Organiser une exposition nécessite une méthodologie fine en matière de logistique et de communication. Qu’il s’agisse d’une exposition temporaire, d’un vernissage, ou d’une exposition itinérante, le choix du lieu est déterminant pour le succès de votre manifestation. Vous avez besoin d’un espace d’exposition à la capacité d’accueil adapté à vos ambitions. Les œuvres, les toiles, les affiches ou encore les sculptures, doivent être mises en avant et sublimées dans un décor dédié. Entourez-vous d’experts pour monter une exposition impactante et proposer au public une scénographie inoubliable autour d’objets d’art.

Pourquoi organiser une exposition ?

Les expositions ont pour objectif de faire découvrir une œuvre, un courant artistique, un artiste ou encore une culture. Tous les artistes, quels qu’ils soient, sont mis à l’honneur pour présenter leur travail. Les peintres, les sculpteurs, les photographes s’exposent aux visiteurs pour gagner en visibilité. Le grand public peut, au cours d’une exposition, retrouver une œuvre connue ou découvrir un mouvement culturel.

Les expositions sont également l’occasion de faire sortir des œuvres des plus grands musées du monde. En prêtant leurs objets d’art issus de leurs collections permanentes, les musées nationaux ou internationaux permettent de démocratiser la culture et de la rendre accessible au plus grand nombre. Concevoir et réaliser une exposition est un acte précieux pour le partage et la découverte d’œuvres et de manuscrits essentiels à l’histoire de l’humanité.

Quels sont les enjeux d’une exposition ?

Organiser des expositions repose sur trois enjeux majeurs : le respect des œuvres exposées, l’impact sur le visiteur et le respect du budget. Le lieu d’exposition est déterminant pour ces trois points. Une exposition organisée dans un espace optimal contribue à assurer une fréquentation régulière. Le public déambule avec plaisir dans un espace agréable où il peut découvrir des œuvres librement.

Le lieu doit également permettre la mise en place de différents formats, comme des expériences immersives avec la projection de visuels sur des toiles, par exemple, ou encore un espace pour une exposition virtuelle afin de compléter le contenu de la manifestation. Les organisateurs d’exposition cherchent à mettre en avant leur sujet, tout en respectant un budget imposé. Une exhibition d’œuvres bien construite peut accueillir des millions de visiteurs sur toute la durée de l’événement. La qualité de la mise en avant est un gage de réussite et de rentabilité.

Les différents types d’expositions possibles

L’organisation d’une exposition peut mettre en scène différents aspects de la culture et des thématiques très différentes.

• Les expositions artistiques : exposition d’art contemporain, exposition de photographie, exposition de manuscrits anciens ou d’une collection de bandes dessinées, exposition de sculptures, d’art plastique ou de peintures, etc., dont les œuvres sont prêtées par les musées, les galeries ou encore les collectionneurs.
• Les expositions scientifiques ou pédagogiques, servant à présenter et transmettre des connaissances.
• Les expositions professionnelles, organisées par des entreprises, pour mettre en avant des produits ou des services dans le cadre d’une foire-expo, par exemple ;
• Les expositions virtuelles, dépassant les frontières, pour être présentées au public du monde entier.

Comment préparer une exposition ?

La préparation d’une exposition débute plusieurs mois avant sa présentation au public. Elle demande une méthodologie stricte, une check-list des décisions à prendre, notamment en matière de thématique, de lieu et de logistique.

Définir un concept clair et un public cible

Choisir un thème d’exposition est la première étape dans la création d’une exposition. Il peut s’agir par exemple d’un courant ou d’une spécificité parmi les œuvres d’un artiste en particulier. Du thème découle le titre de l’exposition, les artistes ou les intervenants à contacter, les œuvres à rassembler, etc. Le commissaire de l’exposition peut ainsi lancer la conception de l’événement et en déterminer le fil conducteur.

Le public est également au cœur de votre organisation. Le contenu de votre exposition n’est pas le même si vous vous adressez à un jeune public, à des professionnels, des collectionneurs, au grand public, etc. La préparation de l’exposition se fait plus précise lorsque vous savez vers qui l’orienter.

Choisir le lieu adapté à votre projet

Le choix du lieu d’exposition est déterminant pour le succès de votre évènement. Il doit répondre à des critères d’accessibilité pour que le public puisse assister sans difficulté à votre événement. Les espaces d’exposition peuvent se montrer modulables afin de vous assurer une plus grande flexibilité dans la présentation des œuvres.

Des critères de sécurité, de superficie, de confort, de capacité d’accueil sont à prendre en compte lors de votre recherche de l’espace idéal.

Lille Grand Palais : un lieu stratégique pour vos expositions

Situé au cœur de Lille, à proximité immédiate des transports, dont les gares TGV, Lille Grand Palais bénéficie d’un emplacement central. Facilement accessible et réputé pour les nombreux évènements accueillis régulièrement, Lille Grand Palais représente un choix idéal pour accueillir l’exposition que vous souhaitez préparer.

Une infrastructure modulable et accessible

Lille Grand Palais accueille votre événement sur plus de 45 000 m². Ce centre des expositions se divise en halls, en auditorium et en salles de conférence. Le lieu est flexible et modulable à votre convenance.

Cette capacité d’adaptation répond ainsi aux besoins les plus spécifiques, que vous souhaitiez créer une exposition intimiste ou, au contraire, préparer une importante exposition avec de nombreuses œuvres ou pôles de présentation.

Des services sur mesure pour les organisateurs

Lille Grand Palais vous simplifie votre organisation en proposant de nombreux services sur mesure. Avec nous, et selon vos besoins, vous pouvez choisir : 

• notre service d’installation générale (accrochage des œuvres, mise en place de la signalétique des œuvres, installation électrique, etc.) ;
• notre service d’accueil avec des hôtes et hôtesses qualifiées ;
• notre service audiovisuel avec une équipe de scénographes professionnels ;
• notre service de communication pour la conception du dossier de presse, de l’affiche de l’exposition, des visuels, de la communication multicanale, etc. ;
• notre service de décoration et de création d’ambiance ;
• la restauration sur mesure.

Vous êtes accompagné par un chef de projet, véritable chef d’orchestre dans la préparation de votre exposition. Cet unique interlocuteur vous aide à organiser et mettre en place votre évènement au sein de nos espaces. Vous profitez d’une équipe professionnelle à votre écoute, habituée à accueillir une exposition d’art, des vernissages, des expos photo, etc. 

Nos équipes mettent à disposition leur savoir-faire pour la réussite de votre événement.

Nos conseils pour assurer le succès de votre exposition

Acteur majeur dans l’organisation d’expositions, de salons et d’événements professionnels, nous partageons ici quelques conseils pour que votre manifestation soit un succès.

Une parfaite maîtrise de la logistique

Établissez un planning détaillé de tous vos rendez-vous, concernant aussi bien la livraison des œuvres, des objets et de tous les éléments nécessaires à votre exposition. Conservez sous la main tous les contacts des différents intervenants pour pouvoir les appeler en urgence.

Déléguez des points essentiels, comme la communication

Définissez un plan de communication comprenant un planning, les visuels, les affiches, les contacts presse et les publications sur les réseaux sociaux. N’hésitez pas à déléguer ces tâches à des experts de la communication, qui consacreront leur temps à donner de la visibilité à votre exposition.

Prévoyez également de communiquer tout au long de la durée de votre évènement, en ajoutant, si vous le souhaitez, les premiers retours positifs de vos visiteurs.

Soignez l’expérience visiteur

Ce sont vos visiteurs qui font le succès de votre exposition. Aussi, soignez l’accueil, offrez un parcours fluide et clair. Optimisez les lieux pour qu’ils soient agréables à parcourir. Variez les interactions avec des animations, des présentations textuelles, des QR codes, etc. Soignez également la lumière, ainsi que le son si vous diffusez de la musique.

N’hésitez pas à tester vous-même votre exposition en temps réel et à apporter les modifications nécessaires. Quelques changements sont encore possibles tout au long de votre évènement.

Organiser une exposition est un travail d’envergure. Entourez-vous d’équipes et d’intervenants fiables comme ceux de Lille Grand Palais pour vous assurer une organisation plus sereine et une plus grande réussite.