Événement : comment organiser un congrès ?

Enseignants, chercheurs, entreprises, établissements de santé ou sociétés savantes, que ce soit pour un événement de 80 ou de 4000 personnes, Lille Grand Palais organise vos congrès et vos séminaires à Lille. En tant qu’enseigne de référence accueillant environ 300 événements par an, dont certains d’envergure internationale, notre enseigne a la réputation, l’expertise, et les espaces pour organiser votre congrès scientifique, médical ou professionnel selon son envergure et les résultats attendus. 

Alors, comment bien organiser un congrès aux côtés d’un professionnel en organisation d’événements en tenant compte des exigences techniques ainsi que des attentes liées à l’accueil des congressistes et des intervenants ? Votre organisateur événementiel vous éclaire en partant de la définition de votre type de congrès jusqu’au choix de votre public cible et du lieu adapté pour organiser un événement en tenant compte d’un cahier des charges complet.

Les différents types de congrès : organiser vos événements en toute connaissance de cause

Il existe quatre grands types de congrès qui se différencient selon le thème abordé.

• Très répandu, le congrès scientifique rassemble des chercheurs qui interviennent pour faire avancer un sujet scientifique à l’aide de démonstrations et présenter leurs travaux de recherche. 

• Les congrès professionnels abordent plus les tendances d’un certain secteur d’activité. Les professionnels rassemblés issus de tel ou tel domaines d’activité partagent, entre autres, des retours d’expériences, de bonnes pratiques ainsi que les nouvelles opportunités du marché.

• En partie lié au congrès scientifique, le congrès médical permet aux médecins et aux professionnels de santé de partager les dernières avancées dans un domaine médical : traitements, techniques chirurgicales, études cliniques… 

• Les congrès politiques sont des événements au sein desquels des décideurs politiques se réunissent pour discuter autour de projets de loi, de nouveaux textes de lois, de situations de crise, ou plus largement, autour de directives nationales ou internationales en matière de politique.

Organiser un congrès : les essentiels 

Vous l’avez compris, qui dit auditoire dit location de salle aux allures d’un théâtre ou auditorium pour congrès agencé de manière à installer confortablement un public. Mais ce n’est pas tout. La qualité des interventions et la visibilité des intervenants devront également être assurées à l’aide de moyens techniques à la hauteur des attentes. Pour que les contraintes techniques les plus pointues (système son et lumière, estrade, tableau interactif, insonorisation…) soient prises en compte, le cahier des charges devra être notamment être le plus détaillé possible. 

Élaborer un cahier des charges pour bien organiser un congrès et faire le bon choix du lieu

L’analyse des attentes et des besoins constitue une base solide pour bâtir un cahier des charges qui sera un document de référence pour organiser un congrès ou, plus largement, pour organiser des événements aux côtés d’un ou de plusieurs prestataires selon la renommée et l’envergure de votre événement. Mais quelles sont les mentions indispensables à inscrire dans un cahier des charges pour ne rien laisser au hasard ? 

Après avoir clairement exprimé vos attentes (par exemple, un lieu pouvant accueillir 300 congressistes), concentrez-vous sur les trois piliers de l’organisation d’un congrès. Chaque partie ci-dessous devra être détaillée afin de quadriller ou de transmettre toutes vos exigences à un organisateur événementiel en tenant compte d’un budget.

1. Les éléments temporels : choix de la date en tenant compte des disponibilités des congressistes, durée du congrès, durée approximative des sessions tenant compte du thème et des sujets à aborder. 

2. L’organisation logistique : inscriptions et gestion des invités, transports et hébergements, matériaux et infrastructures.
   
   Pilier de l’organisation d’un congrès, la logistique inclut en autres le choix de la salle et toutes les contraintes techniques comme le nombre de places assises/debout, les installations audiovisuelles, et les contraintes liées au respect des normes incendie, des normes PMR et de la réglementation relative aux établissements accueillant du public (ERP).

3. Le périmètre budgétaire : budget logistique, réflexion sur l’optimisation des coûts administratifs (automatisation de certaines tâches), recherche de sponsors.

Organisation d’un congrès avec Lille Grand Palais : cibler son public en fonction des types d’événement

Co-construisons les fondamentaux de votre événement avec quelques conseils pour bien cibler le public de votre congrès. Car oui, tout comme le choix des experts et des intervenants qui prendront la parole lors de l’assemblée, le ciblage du public est déterminant dès les prémices de l’organisation d’un congrès scientifique, médical, politique ou d’un congrès professionnel.  

Comment identifier le public cible de votre congrès ?

Voulez-vous attirer des professionnels d’un secteur en particulier, des chercheurs, ou des décideurs ? En fonction du type de congrès et des résultats attendus, vous aurez déjà une ébauche du profil « type » de congressiste attendu. 

Par exemple, votre type de congrès est le congrès médical, et vos objectifs sont liés à la recherche sur une maladie neurologique bien spécifique. Avec ces informations, vous savez déjà à quels médecins, chercheurs et établissements de santé adresser vos invitations et vos supports de communication.

Il n’y a pas de public idéal sans un choix d’intervenants et de conférenciers méticuleux

Un congrès de qualité repose en grande partie sur ses intervenants. Effectivement, il est assez important de retenir que l’annonce de quelques noms d’experts qui interviendront dans leur domaine de prédilection doit s’intégrer dans votre stratégie de communication pour attirer les participants. Et avant la communication de ces informations stratégiques, il y a la recherche et le choix des bons profils ! 

1. Choisissez des experts reconnus dans leur domaine, mais appartenant à différents milieux : académique, professionnel, associatif…

2. Encouragez la participation active des congressistes intervenants en montrant votre sérieux et votre reconnaissance.

3. Donnez de bonnes raisons aux intervenants potentiels de participer à votre événement : prise en charge des transports et de l’hébergement, qualité des interventions et du programme, publicité et communication… 

Organiser un congrès : pourquoi faire appel à Lille Grand Palais ?

Lille Grand Palais, votre organisateur de congrès, de foires et de salons vous accompagne dans la conception de vos événements professionnels et de vos événements d’entreprise rassemblant entre 80 et plusieurs milliers de personnes. En fonction de la capacité d’accueil et des installations techniques que votre congrès requiert, nous mettons différents espaces à votre disposition : 

• 3 théâtres pouvant accueillir entre 433 et 1474 personnes ; 
• 2 espaces modulables d’environ 1400 mètres carrés ; 
• 28 salles de commission pouvant être configurées de 39 manières différentes. 

De la définition du profil de votre audience jusqu’au choix des prestations événementielles audiovisuelles clé-en-main pour embellir et promouvoir votre événement, une grande équipe de 91 experts se tient à votre écoute. Demandez dès maintenant un devis pour plus d’informations sur nos différents espaces pour organiser des congrès. En tant que spécialiste de l’organisation événementielle, Lille Grand Palais vous accompagne également dans l’organisation de votre congrès de A à Z !