Comment organiser un événement ?

Qu’ils soit organisé sous toutes ses coutures ou qu’il se produise de manière inattendue, l’événement a pour but de rassembler un public et de marquer les esprits.

Événement culturel, séminaire d’entreprise, ou encore, conférence, certains événements de moyenne et grande ampleur nécessitent une organisation pouvant être confiée à des professionnels.

Mais comment organiser un événement, et pourquoi faire appel à un professionnel de l’événementiel pour votre projet ?

Qu’entend t-on par organisation événementielle ?

Avant de parler d’organisation événementielle, il est important de noter qu’il existe de grandes familles d’événements se distinguant en termes de public cible et d’objectifs :

• Les événements professionnels, s’étant d’ailleurs beaucoup développés ces dernières années, et répondant à une pluralité d’objectifs : cohésion, visibilité, commerce, réseautage, ateliers de réflexion..

• Événements culturels : concerts, spectacles, et expositions.

• Événements sportifs : matchs de football, conférences de presse, ou même, événements sportifs de renommée internationale retransmis en direct.

• Événements associatifs ou caritatifs.

• Les événements commerciaux : vente de produits artisanaux, vide-dressing, ou encore, salons aux thématiques variées.

L’organisation événementielle englobe les événements publics et privés, et convoque une pluralité d’acteurs agissant tous à leur échelle au sein d’un projet.

Afin de répondre aux besoins de clientèles variées, les organisateurs événementiels fournissent des prestations et des services allant de la transformation de vos idées en un cahier des charges détaillé, jusqu’au pilotage d’une campagne de communication et l’agencement d’une salle à votre image.

Connaître les étapes pour bien organiser son projet

Qui dit étapes d’organisation d’un projet, dit tâches à prévoir et à répartir entre corps de métiers spécifiques : chef de projet, responsable technique, prestataires…

Par les différentes étapes impliquant des chefs de projets événementiel, ou différents acteurs issu du même secteur professionnel, on note la :

• Prise en compte des besoins et idées d’un client en termes de type d’évènement, s’illustrant au travers d’une phase de conception. Cette étape est primordiale car elle pose les bases de tout projet événementiel.

• Définition du public cible et de l’objectif.

• Mise en place d’un cahier des charges, qui donnera des réponses claires aux besoins en termes de répartition de tâches et d’organisation, en laissant également apparaître le budget préliminaire et les prestataires.

• Phase de préparation, faisant notamment référence à toute la partie opérationnelle du projet événementiel : déroulé du projet et programme, location et agencement de la salle, préparation du matériel et prestations annexes tels que la restauration.

• Communication et visibilité de l’événement, étape pouvant notamment être complétée par une analyse de performances post jour J.

Organisation d’un événement accueillant du public

En termes d’organisation événementielle, il faudra respecter un certain nombre de normes ainsi qu’une réglementation dédiée aux établissements accueillant du public, ou ERP.

Si vous louez une salle destinée à l’organisation d’un spectacle, ou encore, d’un salon, certaines règles entrent en vigueur en termes de protection et de sécurité du public, à savoir :

• Conception du bâtiment normée : organiser un événement grand public dans un bâtiment devant notamment être accessible par les secours, facilement évacuable et accessibles aux personnes à mobilité réduite (PMR).

• Capacité d’accueil maximale : il faudra tenir compte du nombre de personnes qui pourront être accueillis au maximum, variant en fonction du type de salle louée pour un événement.

• Respect des normes incendie, et tenue d’un registre de sécurité à jour…

Lors de l’organisation de certaines occasions, il faudra veiller à ce que la salle louée corresponde aux règles en vigueur. Une partie de l’organisation votre projet devra être dédiée à l’ajout de tâches liées à la sécurité des participants à votre cahier des charges. Dès les premières visites de salles à louer, ces aspects normatifs seront à vérifier un par un.

Comment bien organiser un événement avec Lille Grand Palais

En tant qu’expert en organisation événementielle et organisateur d’événement culturels et professionnels, Lille Grand Palais est en mesure de prendre en charge votre projet événementiel de A à Z.

Entre location de salles de congrès, séminaire, ou encore, de spectacle, nous transformons vos idées en réalité, et proposons d’ailleurs des prestations adaptées à l’envergure et à l’image de votre événement : restauration, communication, régie technique…

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