Organisation d’un événement culturel : comment s’y prendre ?

Pilier fondamental de l’humanité, la culture a le don d’émerveiller, de confronter et de rassembler les gens dans un cadre agréable. Le temps d’un concert, d’une exposition ou encore, d’un spectacle, le public se laisse porter par des sons, des images, des couleurs.

Quel que soit l’événement culturel que l’on souhaite organiser, des mesures de gestion de projet et d’organisation sont à prendre en compte afin d’assurer son bon déroulement.

Mais comment organiser un événement culturel ?

Quels sont les différents types d’événements culturels ?

Ce qui fait la richesse de la culture, c’est qu’elle est composée d’un nombre incalculable de thématiques, d’événements et d’expériences enrichissantes.

Arts visuels, sonores, théâtraux, ou encore littéraires ou urbains : la culture se conjugue toujours au pluriel, et laisse place à de nombreux événements :

• expositions d’art et vernissages ;
• défilés de mode ;
• rencontres littéraires et musicales ;
• concerts ;
• pièces de théâtre ;
• spectacles…

Objectifs et planification d’un projet culturel

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement culturel, la phase de définition des objectifs et du public cible est indispensable.

En effet, à chaque occasion ses besoins et ses objectifs, et on en retrouve de nombreux dans le milieu culturel :

• accessibilité, ouverture de la culture au plus grand nombre ;

• visibilité d’une association, d’un collectif, d’une cause ;

• mise en avant un mouvement artistique, de la carrière d’un artiste ;

• célébration d’occasions phares dans le milieu culturel : Journées du patrimoine, Nuit des musées et bien d’autres événements du calendrier culturel.

Une fois vos objectifs déterminés, la définition de votre public cible pourra vous permettre d’esquisser votre événement dans les grands traits afin de ne pas vous éparpiller.

Pour vous aider lors de cette phase de votre projet, il existe des méthodes efficaces telles que les 5 questions contextuelles : Quoi ? – Pourquoi ? – Qui ? – Combien ? – Comment ? – Où ?

Nous vous recommandons également de bien connaître ce qui a déjà été organisé dans votre secteur, notamment au travers d’une analyse de la concurrence ou benchmark.

Planifier et organiser un événement culturel

Une fois les objectifs et la cible définis, il s’agira de tenir une feuille de route qui sera la carte d’identité de votre événement culturel. Dans le milieu est appelée “fiche technique d’un événement culturel”.

Dans un esprit pratique, celle-ci devra, entre autres, laisser apparaître :

• Le choix du lieu : salle de concert en location, localisation exacte de l’établissement recevant du public (ERP), et détails d’accessibilité.

• Résumé de l’événement dans les grandes lignes, avec ses objectifs ainsi que des résultats attendus.

• Dates et durée de l’événement culturel.

• Nombre de participants : capacité d’accueil.

• Budget et les prestataires événementiels engagés : techniciens, décorateurs, ou encore, restaurateurs…

• Moyens et supports de communication sélectionnés.

Un fois la phase de planification événementielle terminée et le contrat de location de votre salle signé, il s’agira de déployer le côté opérationnel de l’organisation de votre événement culturel.

Incontournable, cette étape contient des éléments plus granulaires mais indispensables comme la mise en place d’une billetterie et d’une programmation détaillée, ainsi que des éléments logistiques : restauration, transport des artistes, agencement de la salle, placement, régie son et lumière…

A quel professionnel faire appel pour organiser un événement culturel ?

La bonne organisation d’un événement s’associe à de la gestion de projet, qui donnera toutes ses chances à un projet culturel de performer. En ce sens, aucun détail ne doit vous échapper, surtout si vous concevez un événement culturel accueillant 200 personnes ou plus.

Ainsi, faire appel à un organisateur d’événements culturels pourrait vous permettre de vous dégager du temps tout en laissant les phases de conception, de planification et de logistique à des professionnels compétents.

En tant qu’expert de l’organisation événementielle, Lille Grand Palais propose des espaces à louer ainsi que des prestations permettant d’organiser un événement culturel de A à Z.

Louer le Zénith de Lille, ou faire appel à nos collaborateurs pour l’accueil de vos convives, en passant par la location d’un hall d’exposition modulable pouvant accueillir plusieurs centaines de personnes… Tous vos besoins, ou presque, sont réalisables à nos côtés !