Quelles sont les missions d’un organisateur d’événement ?

L’organisation événementielle s’articule autour d’une vaste palette de métiers.

En effet, organiser un événement nécessite une gestion de projet événementiel faisant appel à des compétences techniques, logistiques, ou encore, organisationnelles…

Faire appel à un organisateur d’événements peut vous permettre de gagner du temps, tout en optimisant le budget alloué à votre événement professionnel, culturel, ou commercial.

Mais encore faut-il connaître ce qu’un professionnel peut offrir en matière de prestations et de services.

Quelles sont donc les missions d’un organisateur d’événement ?

Organisateur d’événement : un métier à part

Colonne vertébrale d’un événement en termes de conception, d’organisation, et même de logistique, l’organisateur événementiel fait appel à une pluralité de compétences pour concevoir un événement sous toutes ses coutures. Il agit en tenant compte d’un tempo et d’un timing répondant aux exigences d’un projet qui lui a été confié.

Organisateur de soirée, chef de projet événementiel, régisseur événementiel ou encore, organisateurs de réceptions, bon nombre d’appellations peuvent se rapporter au métier d’organisateur d’événement. Ces différents termes mettent également en exergue la pluralité d’événements pouvant faire appel à ses domaines d’expertise :

• organisation d’événements d’entreprise, ou spécifiquement d’événements “B to B” ;

• planification de soirées et de cocktails ;

• organisation de réceptions ;

• régie événementielle et gestion de l’aspect technique d’un événement ;

• organisation d’événements culturels ;

• régie de spectacle ;

• chefferie de projet événementiel.

En fonction de la nature de l’occasion que vous souhaitez concevoir, vous pourrez faire appel à un organisateur d’événement au domaine d’expertise plus ou moins pointu.

Établir la fiche métier de l’organisateur d’événements ne serait donc possible sans prendre en compte l’existence de sous-domaines et de spécialités. Mais certaines qualités et compétences exigées par le métier se retrouvent quelque soit la spécialité. On pense notamment à certaines qualités de l’organisateur d’événements : rigueur, sens des priorités, polyvalence, et bonne gestion de l’imprévu.

A chaque type d’événement son organisation

Plusieurs types d’événements peuvent se voir confiés à l’organisateur d’événement, qui peut notamment puiser son expertise au contact d’une clientèle variée et d’exigences pouvant tenir compte de différents critères :

• Type et nature de l’occasion (privée, professionnelle, événement grand public…)
• Nombre de convives, ou de participants.
• Programmation : temps forts de la journée ou de la soirée, prises de parole, restauration…
• Budget alloué à l’organisation événementielle.
• Missions confiées : projet confié dans sa globalité, co-organisation, intervention sur un plusieurs éléments de la liste de tâches…

Évènement public ou privé : les grandes différences

Organiser un événement public ne fait appel aux mêmes compétences que l’organisation d’un événement à caractère privé.

En matière de choix d’établissement et de location de salle, l’organisateur d’événement public doit être doté d’une connaissance de règles particulières : les normes ERP. En effet, les établissements accueillant du public sont soumis à une réglementation qu’il est nécessaire de connaître. En termes de public cible, de thématique, et de gestion budgétaire, on constate également de grandes différences entre la sphère événementielle publique et la sphère événementielle privée.

Quant à l’organisation d’événement d’entreprise, elle fait également appel à des compétences professionnelles particulières : connaissance du marché en termes d’outils collaboratifs, d’équipements audiovisuels, forte appétence avec les stratégies et cultures d’entreprise.

L’événement professionnel se rapporte en effet à un domaine bien particulier, répondant à des objectifs très divers.

En fonction des besoins et des objectifs d’une entreprise souhaitant organiser un événement, l’organisateur événementiel réalise un cahier des charges, conçoit un projet d’équipe, et propose des prestations et des services adaptés à une image de marque et à des professionnels.

Lille Grand Palais : organisateur d’événements sur-mesure

Ayant fondé son expertise en termes de conception et de gestion d’événements culturels et professionnels, Lille Grand Palais peut se charger de l’organisation de votre projet de A à Z.

Travaillant auprès d’équipes de professionnels aguerris dans différents secteurs : régie technique, restauration, ou encore, communication, nous mettons une diversité de corps de métiers au service de votre événement.

Vous organisez un événement sur-mesure, ou souhaitez louer une salle de spectacle idéalement située ? Du contrat de location de la salle, en passant par l’accueil et la restauration de vos convives au cœur des villes de Lille, Paris, ou encore de Londres et Bruxelles, nous transformons vos idées en véritables jalons de projet événementiel.