Organisation d’évènement avec Lille Grand Palais

L’organisation événementielle fait appel à de nombreuses expertises, allant de l’agencement d’une salle de réception d’entreprise, à la création d’une ambiance à l’image de l’événement organisé.

En pleine expansion, l’organisation d’événements professionnels permet aux entreprises d’allier esprit d’équipe, convivialité et intelligence collective dans le cadre de séminaires d’entreprise, réunions d’affaires ou conférences.

Pour organiser un événement, il est parfois indispensable de faire appel à un expert en organisation d’événement. Entre location de salle équipée, et prestations sur-mesure, optimisez votre temps tout en enrichissant l’expérience de vos convives.

Les grands types d’événements

Qu’ils soient de nature professionnelle ou grand public, les événements rassemblant des individus nécessitent avant tout d’être pensés pour garantir le confort et la sécurité des participants.

Les établissements accueillant du public (ERP) sont d’ailleurs soumis à des normes de sécurité strictes qu’il est nécessaire d’ajouter à tout check-list d’organisation d’événement.

Nombreuses sont les occasions nécessitant la location d’une salle, ou d’un espace adapté à des besoins particuliers en matière d’agencement, d’accueil et de standing :

• Congrès, assemblées générales, meetings ;

• séminaires d’entreprise ;

• événements culturels : concerts, spectacles, défilés de mode, expositions…

• Événements d’entreprise : lancement de produit, temps forts d’une marque ou d’une entreprise, ou encore, comités de pilotage.

Organiser votre événement : les essentiels

Afin de bien organiser votre événement, il sera nécessaire de prendre en compte certains critères.

En effet, différentes étapes relatives à de la gestion de projet vous permettront en premier lieu d’établir vos besoins, puis, dans un second temps, de bien ficeler votre événement dans tout son déroulé.

Organisation événementielle : quels objectifs ?

Pourquoi souhaitez-vous organiser un événement ? Qui est votre public cible ? Quel message souhaitez-vous communiquer. Ces questions primordiales ne sont pas à laisser de côté. Bien au contraire, elles doivent poser les bases de votre projet événementiel.

Budget et programmation de votre événement

Il sera nécessaire de prévoir un budget prévisionnel dès les prémices de l’organisation de votre événement.

Une fois celui-ci fixé, il faudra déterminer les besoins indispensables qu’il devra couvrir, et les prestations additionnelles qui pourraient optimiser vos démarches ou ajouter un côté personnalisé à votre congrès, spectacle, ou événement professionnel.

Parmi les services et les prestations que l’on peut choisir à des organisateurs de projet événementiel :

• Création d’ambiance, régie technique et décoration à l’image de votre événement.

• En fonction du contexte, le choix d’un buffet ou d’un cocktail qui pourrait rassembler vos collaborateurs et marquer un temps fort dans votre événement.

• Prestations de communication : promotion de votre événement, analyse des performances de votre congrès, etc…

Certains services peuvent également améliorer le confort de vos participants :

• Accueil personnalisé et vestiaires.

• Mise à disposition d’un espace VIP et de loges pour artistes, conférenciers…

• Distribution de goodies alliant praticité et visibilité d’entreprise.

Une fois l’ébauche et l’analyse de vos besoins effectués, vous devrez être en mesure de coucher sur papier une programmation détaillée de votre événement, ainsi vos exigences en termes de capacité d’accueil, d’agencement de la salle et de budget final.

Événement professionnel ou culturel : le choix du lieu idéal

Le choix du lieu et de la date de votre événement est également indispensable : pensez à un lieu facile d’accès, bien desservi en matière de transports en commun et de places de parking.

Une ville attractive et idéalement connectée aux infrastructures de transport, d’hébergement et de restauration relèvera du choix idéal, aussi bien pour faciliter l’organisation de votre événement en matière de choix de salles à louer, mais aussi pour garantir le confort des participants.

Organisation d’un événement avec Lille Grand Palais

Organiser un événement avec Lille Grand Palais c’est bénéficier d’une expertise en termes d’organisation événementielle, en plus de profiter d’un cadre confortable et connecté aux grandes villes européennes : Bruxelles, Paris et Londres.

Nous pouvons répondre à de nombreux besoins pouvant couvrir un projet dans sa totalité : prestations en communication, restauration, accueil, et même création d’une ambiance sur-mesure.

Pour une manifestation culturelle, un séminaire, ou un congrès organisé de A et Z, nous mettons nos expertises et nos cœur de métiers à votre image !

Lille Grand Palais, c’est aussi des prestations alliant organisation événementielle et enrichissement de l’expérience de vos convives : assistance et régie technique, espaces VIP, points de restauration pour tous les goûts, et autres services hauts de gamme.