Comment organiser une conférence ?

Conférence de presse, conférence scientifique ou d’affaires… Les conférences rassemblent des participants s’exprimant autour d’une thématique spécifique, mais surtout dans le cadre d’une programmation bien définie.

En effet, les objectifs d’un tel événement sont multiples et dépendent de nombreux critères, mais possèdent des fondamentaux : l’accueil d’un public spécialisé et la prise de parole de plusieurs acteurs autour d’un sujet important.

Mais comment organiser une conférence répondant à ses besoins ?

Qu’est qu’une conférence ?

S’associant à un rassemblement de personnes autour d’une thématique, et ce de manière académique ou officielle, la conférence peut servir de nombreux objectifs.

Possédant des points communs avec d’autres événements de nature académique tels que le colloque ou le congrès, ce type d’événement peut néanmoins faire l’objet d’interventions moins formelles comme :

• Les conférences débats et ateliers de réflexion ;

• Les conférences d’entreprise pouvant répondre à différents besoins comme la présentation d’un nouveau concept, ou la présentation d’une nouvelle stratégie commerciale…

Les grands types de conférences

Il existe de nombreux types de conférences, en partant des plus spécialisées à celles traitant de sujets plus larges et moins formels.

Certaines sont pensées pour répondre à un objectif précis : on pense notamment aux colloques ou aux conférences scientifiques rassemblant des professionnels autour de thématiques ultra-spécifiques.

Les conférences de presse servent également des intérêts particuliers tels que la présence d’un cadre favorable à la communication entre des personnalités publiques et la presse.

Bien que moins officielle, la conférence débat et autres événements s’apparentant à des prises de parole plus libres ne se préparent pas à la légère. Et oui, chaque occasion rassemblant du public relève d’une organisation particulière, notamment en termes de location de salle, de programmation et de timing.

Comment bien organiser une conférence ?

Bien organiser une conférence, c’est d’abord se tenir à une gestion de projet réaliste, composée de tâches réalisables, en mesure de répondre à des besoins et à un budget défini.

Organiser une conférence de presse ne relève pas des mêmes objectifs que l’organisation d’une conférence débat autour de l’environnement… Alors, avant de passer à la partie opérationnelle de l’organisation de votre événement, il faudra répondre à ces quelques questions clés :

• Quelle sera la thématique, les objectifs, et le public cible ?

• Quel programme et quel planning de conférence ?

• Quels besoins en termes d’équipement de la salle de conférence, avec une attention particulière envers le matériel de projection, et envers la qualité de la sonorisation et de la lumière (régie technique).

Louer votre salle de conférence avec Lille Grand Palais

En tant qu’organisateur d’événements culturels et professionnels, Lille Grand Palais dispose d’une expertise en gestion de projet, mais également en termes d’espaces à louer pour tous vos événements.

Organiser une conférence avec Lille Grand Palais, c’est d’abord vous assurer d’obtenir un espace répondant à vos besoins en termes de localisation et d’agencement.

Avec 4 théâtre situés en plein centre-ville de Lille, 28 salles de commission équipées, et 4 halls d’exposition, vous associez visibilité et agencement sur-mesure pour votre salle de conférence.

Services et prestations en matière d’organisation de conférence

Vous organisez une conférence de presse ?

Après avoir réalisé votre devis et votre contrat de location de salle de conférence, Lille Grand Palais des services sur-mesure en termes d’organisation événementielle :

• restauration, avec des services catering, buffets, petits-déjeuners pour vos conférenciers ;

• communication et promotion de votre événement ;

• accueil des participants ;

création d’ambiance visuelle et sonore pouvant compter la décoration, la régie son et lumière, la mise à disposition d’équipements techniques associés à votre type de conférence.